MANUAL ORGANIZACIONAL 5 DEPARTAMENTO DE VENTAS Y LOGISTICA 8 NORMAS DE VENTAS 8 PROCESO DE OPERACIÓN DE VENTAS 10 VENTAS A TRAVES DE WHATSAPP BUSINESS 13 DEPARTAMENTO DE LIMPIEZA 22 CONTRATACION Y SELECCIÓN DE COLABORADOR 24 ASCENSO DE CARGO… 26 RELACIONES PUBLICAS 28 DERECHOS Y BENEFICIOS DE LOS INTEGRANTES 29 POLITICA DE COMPRA 31 MANUAL DE OBLICAGIONES 32 PAGO A LOS COLABORADORES 33 FINANZAS 35 RETENCIONES 36 MANUAL DE SEGURIDAD 36 RESPALDO DE BIENES 38 SEGURIDAD 38 AMERICAN GRAF, C.A. es una empresa dedicada a la innovación de servicios publicitarios visuales, diseño gráfico, medios impresos y digitales; con soluciones precisas y adecuadas para cubrir las necesidades de cada uno de nuestros clientes, además, proveer soluciones ajustadas a las necesidades publicitarias de pequeñas, medianas y grandes empresas para posicionarse en el mercado, aumentando el rendimiento de sus campañas y de esta manera mejorar la productividad en los negocios. Los Directivos de American Graf, C.A. en ejercicio de sus atribuciones, cumplen con la responsabilidad de establecer y aprobar las políticas de la empresa, las mismas que deberán ser de cumplimiento obligatorio. Identificar y establecer políticas, tiene como finalidad permitir a sus integrantes encausar sus iniciativas y fomentar el trabajo en equipo, de tal forma que se integren y coordinen los esfuerzos de todas las áreas de la empresa en una misma dirección dentro de un marco de confianza, el mismo que es primordial seguir para cumplir con los objetivos que se trace la directiva. Los sistemas organizativos modernos y el mejoramiento de los procesos internos son sumamente importantes para que la empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gestión. MANUAL DE ORGANIZACIÓN PROPOSITO: Cuando una empresa opera en función a su desenvolvimiento es sencillo que sus problemas se multipliquen por tal motivo, es indispensable planificarse y coordinar cada una de las funciones; mantener un proceso de actualización y mejoramiento permanente, para el alcance de los objetivos. EXPOSICION DE LA POLITICA Crear estrategias en base a lo estipulado en la organización. Toda modificación en la estructura organizacional deberá ser aprobada por los directivos, en base a estudios y análisis de procesos organizacionales. Para presentar una propuesta de reestructuración se deberá adjuntar un documento de análisis denominado CSW (pág.\_\_) e incluir la observación y recomendación. La creación y manejo de nuevos departamentos o nuevas funciones serán factibles en la medida que conlleve la creación de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en términos de costo, tecnología, oportunidad y calidad. DESEMPEÑO GERENCIAL Propósito: Establecer las funciones del cargo con enfoque en dirigir y asegurar el buen funcionamiento de la empresa, siguiendo las políticas establecidas. Exposición de la Política: a) La gerencia debe mantener una estructura orgánica orientada al cliente, enfocada en satisfacer sus necesidades y en el desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnológicos. b) Fomentar la eficiencia, efectividad y economía en el logro de las metas y objetivos de la empresa. c) Revisar y rediseñar la estructura organizacional cuando sea necesario. d) Salvaguardar y asegurar la adecuada utilización de los recursos financieros y económicos, así como custodiar los bienes de la empresa. e) Incrementar la productividad y eficiencia en todos los niveles. f) Permitir la toma de decisiones basada en información administrativa, financiera, de producción y comercialización oportuna, correcta, segura y confiable. g) Revisión y aprobación de presupuestos emitidos por ventas para ser presentados al cliente. Propósito: Establecer funciones administrativas y de recursos humanos, enfocadas en la evolución y desempeño laboral, así como en la correcta administración contable de la empresa. EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA: - Reclutar y seleccionar nuevos talentos. - Evaluar el desempeño de cada área y sus miembros. - Prevenir los riesgos laborales. - Presentar al contador una carpeta quincenalmente donde se encuentre las siguientes características: - Facturas de compras con sus respectivas retenciones. - Facturas de ventas con sus respectivas retenciones y el pago de cada factura. - Realizar pagos de nómina, cuentas por pagar a proveedores, impuestos y gastos internos. - Realizar en un formato de Excel y por cada colaborador el cálculo detallado de todas las comandas entregadas en un lapso de 15 días para su respectivo pago. - NOTA: los colaboradores deberán entregar dichas comanda diariamente siempre y cuando el proyecto esté aprobado o culminado. - Gestionar conciliaciones bancarias. - Realizar conciliación de las cuentas por cobrar y gestión de cobranza. - Entregar informes de cierres de ventas, gastos y utilidad Quincenales a la directiva. - Reportar Novedades diarias a través del Note y grupo de whatsapp. - Verificación de los cierres Diarios de caja de todas las sedes. - Elaboración de carpetas legales de todos los permisos de la empresa. - Realizar las respectivas visitas a los entes públicos para la gestión de los permisos como las vallas, permisos de bomberos entre otros. DEPARTAMENTO DE VENTAS Y LOGISTICA Propósito: Maximizar las ventas y garantizar una logística eficiente, asegurando la satisfacción del cliente mediante la implementación de estrategias comerciales efectivas y el manejo óptimo de recursos y tiempos de entrega. EXPOSICON DE LA POLITICA: Desarrollo de Estrategias Comerciales: - Identificar y analizar oportunidades de mercado. - Desarrollar y ejecutar estrategias de ventas para alcanzar los objetivos establecidos. - Establecer relaciones sólidas con clientes potenciales y actuales. Gestión de Ventas: - Coordinar y supervisar los departamentos - Monitorear el desempeño de ventas y realizar ajustes necesarios para mejorar los resultados. - Preparar cierres de ventas diarios. - Preparar informes de ventas quincenal. Logística y Distribución: - Planificar y coordinar la logística de distribución de productos y servicios publicitarios. - Asegurar el cumplimiento de los plazos de entrega y la correcta gestión de inventarios. - Optimizar rutas y procesos logísticos para reducir costos y mejorar la eficiencia. Atención al Cliente: - Proporcionar un servicio al cliente de alta calidad, resolviendo dudas y gestionando reclamaciones de manera efectiva. - Realizar seguimientos post-venta para asegurar la satisfacción del cliente y fomentar la fidelización. Coordinación Interna: - Colaborar con otros departamentos, como marketing y producción, para asegurar la alineación de objetivos y la eficiencia operativa. - Facilitar la comunicación y la cooperación entre el cliente y el colaborador. - Cualquier duda con respecto al presupuesto, material o alguna otra información que no se maneje, se deberá consultar con Gerencia para así poder brindar una respuesta segura y acertada al cliente. - Diariamente se deberá realizar la cobranza a los clientes cuyos trabajos se encuentran aprobados para dar continuidad al proceso. - Diariamente al culminar la jornada, se deberá presentar al departamento de administración un cierre de las transacciones del día, junto con el dinero recibido. - Realizar una lista con los trabajos pendientes por realizar y las prioridades. - (cargarlo al note) - Deberá recopilar información del inventario de los materiales existentes y agotados en cada departamento (corte, herrería e impresión) esta información se transmitirá a gerencia quienes se encargarán de reponer el material agotado en el inventario. - Apoyar a los gerentes y al departamento administrativo con los pedidos a los proveedores, vía WhatsApp (deberá chequear la factura de compras). - Elaboración de presupuestos la cual deberá ser revisada y aprobada por gerencia para ser presentados al cliente. - Notificar a los clientes en el proceso de feedbak que todo diseño luego de ser presentada la propuesta tendrá un límite de 5 cambios de dicha diseño. Innovación y Mejora Continua: Identificar oportunidades de mejora en procesos de ventas y logística. Implementar nuevas tecnologías y métodos de trabajo para mejorar la eficiencia y efectividad del departamento. NORMAS DE VENTAS Propósito: Regular las actividades de venta basadas en lineamientos específicos para cumplir la misión y alcanzar progresivamente la visión de la empresa. Exposición de la Política: - La activación del pedido debe realizarse con un abono mínimo del 50% o el pago total del mismo. No se procesará un pedido sin un pago anticipado, a menos que los directivos lo autoricen. - Para iniciar la producción de un pedido, es necesario que todos los montos pendientes sean cancelados. En caso de que el pago no se haya completado en su totalidad, la producción no continuará, y, en consecuencia, la instalación o entrega quedará suspendida hasta que se regularice el pago. - Los diseños enviados por clientes deben estar en formato editable (CDR, EPS, PSD, Ai), en paleta de colores CMYK, y el negro debe estar en C: 0, M: 0, Y: 0, K: 100. Enviar los diseños al correo americangrafdiseno@gmail.com. - Todo tipo de descuento o donación debe ser aprobado por Gerencia. - Los métodos de pago aceptados son: dinero en efectivo, pago móvil, transferencia bancaria o pagos por Zelle. - Todos los presupuestos deben incluir IVA. Si el cliente no requiere una factura fiscal, deberá cancelar solo el monto neto del presupuesto dado. - Los trabajos tienen un lapso de entrega entre tres (03) y quince (15) días hábiles, luego de aprobación del diseño, dependiendo de la naturaleza del trabajo a realizar. Estos tiempos de entrega pueden variar por problemas de fuerza mayor, tales como inconvenientes técnicos, mecánicos, escasez de materia prima, características técnicas del trabajo a realizar, fallas eléctricas, entre otros. - El tiempo de entrega comenzará a contar únicamente en días hábiles, para el despacho de mercancía a partir de la aprobación del diseño. - Las entregas urgentes (menos de 24 horas) tendrán un recargo del 30% en el costo el cual deberá ser cancelado en su totalidad. La fecha y hora de entrega serán establecidas al momento de activar el pedido. - Las instalaciones fuera de las oficinas deben ser pautadas con días de anticipación según las indicaciones del cliente y la disponibilidad interna, y deberán tenerse en cuenta en el alineamiento diario al inicio de la jornada. - Reclamos y/o devoluciones de impresiones pueden realizarse en un tiempo máximo de dos (02) días hábiles, contados a partir del despacho de las impresiones. Las devoluciones solo serán aceptadas por causas imputables a nuestros procesos productivos y se solicitará la totalidad del material impreso. - Una vez activado el pedido, no se reintegrará dinero bajo ningún concepto, ni se cambiarán ni se sustituirán facturas emitidas. - Pasados quince (21) días hábiles, se considerarán en abandono los trabajos pagados que se encuentren en nuestra oficina, por lo que American Graf, C.A. se reserva el derecho de disponer de los mismos. PROCESO DE OPERACIÓN DE VENTAS PROPOSITO: Establecer y describir las etapas que atraviesa el cliente desde el inicio hasta la culminación de la venta, con el fin de lograr un procedimiento eficiente y eficaz. Este proceso será gestionado por el departamento de ventas, que actuará como un filtro entre la empresa y el cliente, asegurando que toda la información relacionada con el procedimiento de la venta se involucre adecuadamente. EXPOCISION DE LA POLITICA: - Para el inicio de una venta exitosa, el encargado de ventas debe presentarse, conocer al cliente y resaltar una actitud cordial, es decir, hacer sentir al cliente cómodo con nuestros servicios. Dato importante: referirse al cliente por su nombre (esto hará que se sienta en confianza). - Detectar la necesidad del cliente y asesorar en base a la misma, aun mas, cuando el cliente desconoce el mercado; el encargado de ventas está en el deber de asesorar materiales, medidas, diseño, entre otros puntos. - Una vez determinado lo que el cliente necesita, el departamento de ventas se encarga de calcular un estimado del costo, para esto es necesario contar con las medidas del proyecto, de no ser así, el departamento de instalación realizara una visita al cliente para obtener dicha información. - Gran parte de los pedidos se calculan en base a medidas, por lo tanto, aun cuando el cliente facilita esta información, es importante corroborar para evitar cualquier error. ¿Cómo se corrobora? El departamento de instalación realiza una visita al cliente. - ¿Qué producciones requieren de toma de medidas? Rotulaciones de todo tipo de vehículos, puertas, ventanas, mesas, entre otros muebles e inmuebles, fabricación de avisos, cuadros, entre otros proyectos. - Las medidas se apuntan de la siguiente manera - Se tomará foto del lugar donde se realizará el trabajo y desde la app de Whatsapp se colocará las medidas sobre la foto. - Cada foto con medidas se enviará al grupo general de Whatsapp con las siguientes especificaciones (Nombre del Cliente, Dirección, Observaciones) - Estas medidas estarán sujetas a una tabla de apoyo, luego esto pasará a manos de ventas quien se encargará de calcular un estimado del costo. - Se le informa al cliente del costo estimado para que este confirme si le conviene y desea proceder con la formalización del pedido. De ser así el cliente deberá hacer un abono del 50% del costo para iniciar la fabricación. - Una vez abonado el 50% del pago, el diseñador podrá comunicarse con el cliente a través del WhatsApp de ventas disponible en la tablet, para mantener contacto durante el proceso de diseño. - Ventas realiza un registro en el sistema administrativo, el cual arrojará dos tipos de documentos: un recibo que se entrega al cliente y una comanda que emitirá la orden de producción, estas serán entregada a los departamentos según la producción del pedido, por ende, de esto dependerá la cantidad de estas. - Cada departamento realizara el trabajo una vez recibida la comanda, es decir, no se debe ejecutar ningún proceso sin dicho documento de orden. La comanda deberán contener información del material con el cual se trabajará, el tipo, la fecha, medidas y el nombre del cliente. Todos los proyectos designados al área de instalación deberán ser ordenados por la comanda, con las correspondientes características del pedido, ya sean: cliente, medidas, material, diseño, ubicación, entre otras características que se consideren información funcional. - Una vez que el diseñador reciba la orden de comanda, elaborara de una a tres posibles propuestas las cuales enviara al departamento de ventas por medio del grupo de WhatsApp (American General) - Ventas se encargará de enviar los diseños al cliente para que este escoja, evalué y corrija hasta dar con el diseño ideal y así mismo lo apruebe para continuar con el proceso (para esto se cuenta con una respuesta preestablecidas en WhatsApp pág. 32) - En caso de que cliente sienta inconformidad con las tres propuestas realizadas por el diseñador, la empresa está en total libertad de reasignar un diseñador para el proyecto. Esto también aplica si el diseñador se desvía de la petición del cliente, se procederá a otorgarle el trabajo a otro diseñador. - Si el cliente previamente cuenta con un diseño, deberá enviarlo vía correo electrónico (americangrafdiseno@gmail.com) para que el diseñador evalué si la imagen resulta ser adecuada en calidad y tamaño. - Cuando el diseño es aprobado por el cliente, ventas notificará mediante el grupo de WhatsApp (American General), posteriormente el diseñador se encargará de adjuntar el archivo en una carpeta del servidor (archivos por imprimir). - Ventas notifica al grupo de impresión (Impresión American Graf) con una imagen enviada por el diseñador la cual comprende del diseño y medidas. Esto con el fin de participar que el proyecto está en cola para impresión. - El departamento de impresión se encargará de coordinar según su orden; los formatos, tamaño y material para ejecutar la impresión, basándose en la política de su departamento; es necesario revisar y estar atento a cada detalle para evitar algún tipo de error. - Si el pedido se trata de vinil pasa al departamento de corte, sin embargo, cuando se trata de Banner y requiere de estructura, los instaladores, se encargará de ejecutar dicha tarea. - Una vez el proyecto esté listo, ventas informa al cliente para coordinar retire el pedido o en su defecto los colaboradores procedan con la instalación. - Cuando el pedido está cancelado en su totalidad, ventas deberá registrar el pago en el sistema administrativo y emitir un segundo recibo para el cliente y una copia para entregarla junto con el cierre de ventas del día. - (No se permite realizar ningún tipo de instalación o entrega sin que el cliente haya cancelado el pedido en su totalidad). - Al momento de la instalación, los colaboradores deberán realizar un registro fotográfico del proyecto antes durante y después de la instalación y enviarlo al grupo de WhatsApp (Reportes Diarios). Deberán ser imágenes de calidad para así mismo hacer uso de la misma en publicidad y muestras que ofrezca la empresa. - Al momento de la realizar la instalación, debe estar presente un representante del pedido, para que este corrobore el trabajo. - Para concretar la venta de manera efectiva, la empresa deberá realizar un seguimiento con el cliente, verificando que el producto haya cumplido sus expectativas. Esto no solo fortalecerá la relación comercial, sino que también aumentará las posibilidades de futuras ventas - Una vez que cada departamento haya culminado su servicio deberán hacer entrega de las comandas al departamento de administración quien se encargara de calcular el saldo a pagar por el servicio. PROPOSITO: Las ventas en el mercado hoy en día se llevan a cabo mayormente en línea, tal es el caso de American Graf, C.A. cuyas ventas son mayormente ejecutadas vía WhatsApp. Esta aplicación proporciona una comunicación efectiva entre la empresa y el cliente. PROPOSITO: Esta área es responsable de ejecutar todas las tareas relacionadas con el diseño digital, incluyendo actualizaciones, revisión de correos y archivos enviados por clientes, montajes, ajustes de medidas y envío de archivos al departamento de impresión. Además, realiza otras labores necesarias dentro del departamento. EXPOSICION DE LA POLITICA: Clasificación de diseños que maneja: - Diseño simple: Cambios básicos de diagramación en archivo editable, brazaletes, solo escritos y vectores. - Diseño: Elaboración de logo y diseños desde cero (0) - Refrescamiento de diseño: Pequeños cambios de un diseño editable (color, elementos, tipografía, entre otros). - Digitalización de logo: Pasar una imagen JPG a vectores. - Diseño complejo: Elaboración de un diseño dependiendo del costo y la complejidad del servicio. - Todos los trabajos designados al área de diseño deberán ser presentados con la comanda emitida por el departamento de ventas, en ella deben estar estipuladas las medidas a escala real. - La comanda debe ser asignado al diseñador que haya trabajado anteriormente con el cliente; de ser un cliente nuevo para la empresa, se le asigna al diseñador que se encuentre disponible al momento. - El contacto entre el cliente y el diseñador se llevará a cabo a través de la persona encargada del área de ventas. - Todas las indicaciones dadas por el cliente deberán ser enviadas al grupo de WhatsApp (American Grupo) para que el diseñador tenga noción de los mismos. De igual forma, todos los avances realizados por el diseñador deberán ser enviados al grupo para que ventas informe al cliente. - Los diseños trabajados se encuentran sujetos a ciertas modificaciones que el cliente solicite, ya sea de colores, estructura y/o tipografía. - Todo diseño deberá ser APROBADO por el cliente como conclusión del trabajo, y solo entonces se enviará el diseño al siguiente departamento según su producción. - Al momento de guardar para enviar a impresión se debe identificar con los siguientes datos nombre del cliente, medidas y material. PROPOSITO: Es el encargado de procesar los archivos que deberán ser impresos ya sea en vinil, banner, microperforado, esmerilado, clear, o algún otro material a utilizar. Exposición de la Política: - Los archivos deberán ser enviados y recibidos en las carpetas correspondientes de "IMPRESIÓN", donde se describirán los materiales a imprimir, Dichas carpetas se encuentran en el servidor (ordenador principal que archiva gran parte de la información). - Todos los archivos ya impresos deberán ser colocados en la carpeta de "ARCHIVOS LISTOS", incluida en cada carpeta de materiales, y se deberá notificar al grupo de impresión. - Al finalizar cada impresión, deberá desglosarse en una planilla prediseñada para contabilizar y describir cada impresión del día. Al culminar la jornada, dicha planilla debe ser entregada como cierre diario al departamento de administración, coincidiendo con las impresiones notificadas en el grupo de impresión. - Diariamente, deben ser chequeadas las carpetas o el grupo general para estar al tanto de las nuevas impresiones que se vayan incluyendo. - Se deberá notificar de inmediato la última bobina en uso de cualquier material para que pueda ser repuesto en el inventario a tiempo. - Ante cualquier duda o inconveniente, debe ser consultado con gerencia con antelación para tener una respuesta segura y proceder con el trabajo sin fallas. - Si el archivo en CorelDraw discrepa de las medidas estipuladas en la comanda y en el nombre del archivo, no se procede a imprimir - Se debe tener un conocimiento general del trabajo a imprimir para estar atentos a cualquier detalle o especificación a tomar en cuenta. - Toda impresión para valla debe ser impresa en BLACK OUT, a menos que los directivos estipulen lo contrario. - Consultar o chequear antes de realizar impresiones en banner o vinil BLACK OUT para rectificar que es aplicable al trabajo a realizar. (NO IMPRIMIR BLACK OUT en casos de avisos de caja de luz o cualquier otro caso que lo requiera). - Evitar siempre la mayor pérdida posible del material a imprimir, distribuyendo los archivos en los paños de la forma ventajosa. - Imprimir en el material correspondiente una prueba a escala reducida para asegurar que la impresión y los colores sean los correctos. - Verificar y guardar los archivos en formato JPG antes de proceder a imprimir. - Estipular los perfiles de las máquinas (no alterar dichos valores). En caso de hacer modificaciones, notificar al jefe del departamento y/o gerencia antes de ejecutarlos. - En caso de que se requiera hacer cambio de los perfiles de las máquinas, se debe realizar un registro fotográfico y enviarlo al grupo de WhatsApp para tener información del estado anterior de la máquina. - Mantener las impresiones al día y culminar las tareas a tiempo, enfocándose en los lineamientos. Las impresiones en Banner no deben ser solapadas, a menos que el tamaño lo requiera. PROPÓSITO: Garantizar la precisión y calidad en el corte de vinil utilizando plotter, asegurando que los productos finales cumplan con los estándares establecidos y las especificaciones del cliente, contribuyendo así a la eficiencia y efectividad de los procesos de producción y a la satisfacción del cliente. FUNCIONES: Preparación de Materiales: - Seleccionar y preparar los materiales de vinil necesarios para los cortes según las especificaciones del cliente. - Verificar la calidad del vinil antes de iniciar el proceso de corte. - Operación de Plotter: - Configurar y operar el plotter de corte siguiendo las especificaciones técnicas y de diseño. - Ajustar los parámetros de corte, como la velocidad y la presión, según el tipo de vinil utilizado. Corte de Vinil: - Realizar los cortes de vinil con precisión y atención al detalle, asegurando que se cumplan las medidas y formas requeridas. - Supervisar el proceso de corte para identificar y corregir posibles fallos o desviaciones. Revisión y Control de Calidad: - Inspeccionar los cortes realizados para asegurar que cumplen con los estándares de calidad y las especificaciones del cliente. Mantenimiento del Equipamiento: - Realizar mantenimiento preventivo y correctivo del plotter de corte para asegurar su óptimo funcionamiento. - Mantener el área de trabajo limpia y organizada, asegurando el buen estado de las herramientas y materiales utilizados. Gestión de Inventarios: - Controlar y gestionar el inventario de materiales de vinil, asegurando la disponibilidad de estos para los procesos de corte. - Informar sobre la necesidad de reabastecimiento de materiales al departamento correspondiente. Documentación y Reportes: - Mantener registros precisos de los trabajos realizados, incluyendo detalles de los cortes y materiales utilizados y enviarlos al grupo de reportes diarios de whatsapp. - Entregar reportes diarios con las comandas de trabajos finalizados sobre el rendimiento y la productividad del área de corte a administración. Coordinación y Comunicación: - Colaborar con otros departamentos, como diseño y producción, para asegurar la coherencia y calidad del producto final. - Comunicar cualquier problema o retraso en el proceso de corte a los supervisores o gerentes. DEPARTAMENTO DE INSTALACION PROPOSITO: Asegurar la correcta y eficiente instalación de productos publicitarios, garantizando que cumplan con los estándares de calidad y las especificaciones del cliente, contribuyendo a la imagen y efectividad de dicho cliente. EXPOSICION DE LA POLITICA: Planificación de Instalaciones: - Coordinar y planificar las instalaciones de acuerdo con el cronograma y las especificaciones que indique el departamento de venta y logística. - Realizar visitas preliminares a los sitios de instalación para evaluar las condiciones y preparar los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto (Mediciones y evaluaciones del lugar donde se instalará.) Preparación de Materiales y Equipos: - Verificar que los datos de la comanda (Material y medidas) estén correctos según el pedido del cliente. - Organizar y preparar todos los materiales y equipos necesarios para la instalación. - Verificar que los productos publicitarios a instalar cumplan con los requisitos de calidad y diseño. Ejecución de Instalaciones: - Realizar las instalaciones de productos publicitarios en el sitio del cliente de manera segura y eficiente. - Asegurar que las instalaciones se realicen conforme a las especificaciones técnicas y de diseño consultando siempre con el departamento de ventas y logística. Mantenimiento y Reparaciones: - Proveer mantenimiento correctivo en caso de que el cliente lo solicite en alguna instalación realizada por nosotros. - Realizar reparaciones oportunas en caso de daños o fallas en las instalaciones que estén dentro de las garantías establecidas. Control de Calidad: - Inspeccionar el trabajo realizado para asegurar que cumple con los estándares de calidad establecidos. Coordinación y Comunicación: - Colaborar con otros departamentos, como ventas y diseño, para asegurar una comunicación fluida y la satisfacción del cliente. - Mantener comunicación constante con el cliente durante el proceso de instalación para resolver dudas y garantizar su satisfacción. Seguridad en el Trabajo: - Implementar y seguir las normas de seguridad laboral durante las instalaciones para prevenir accidentes y garantizar un ambiente de trabajo seguro. - Capacitar al personal en prácticas de seguridad y uso adecuado de los equipos. Reposte Diario: - Elaborar reportes diarios sobre el desempeño de las instalaciones y los proyectos completados al departamento de logística y administración a través del grupo de Whatsapp de Reportes Diarios - La toma de medidas deberá ser plasmada en la tabla designada, y a través de fotos del lugar con la información del cliente tal como: nombre, fecha, ubicación, trabajo a realizar, teléfono, material; entre otra información. Las medidas deben estar plasmadas en centímetros, y se colocara el ancho y luego el largo (ej. 120x87cm / ancho x alto). - Cada instalador deberá contar con sus respectivas herramientas asignadas por la empresa, tales como: metro, exacto, hojillas, felpa, instrumentos de seguridad, raspadores, tijeras, entre otros. - Estos equipos estarán bajo su responsabilidad, y en caso de daño o avería se deberá presentar la herramienta dañada para poder realizar el reemplazo. En caso de no presentarla, o de extravío, el instalador tendrá la responsabilidad de reemplazarla. Estos equipos serán imprescindibles de llevar en los trabajos que los requieran. - La prioridad de los proyectos a entregar será designada por la fecha en que fue entregado el recibo, la logística de los trabajos en curso, y la prioridad designada por el área ventas y logística con base a las indicaciones del cliente. Propósito: Ejecutar todos los trabajos que requieran fabricación y restauración de estructuras, tendido de lonas o rotulación en vinil, especialmente para avisos con estructura de láminas. Exposición de la Política: - Los trabajos asignados al departamento de herrería deberán ser ordenados mediante una comanda, especialmente en casos de fabricación, restauración de estructuras o tendido de lonas. - Cualquier consulta relacionada con materiales, fabricación, medidas, entre otros, deberá ser informada a Gerencia para obtener una respuesta clara y seguir un procedimiento exacto del trabajo. Funciones: Fabricación y Restauración de Estructuras: - Diseñar, fabricar y restaurar estructuras metálicas según las especificaciones del proyecto. - Asegurar que todas las estructuras cumplan con los estándares de calidad y seguridad. - Tendido de Lonas: - Realizar el tendido de lonas de manera precisa y eficiente, asegurando la correcta fijación y tensado. - Verificar que las lonas estén libres de defectos y listas para su uso. Rotulación en Vinil: - Ejecutar la rotulación en vinil para avisos con estructuras de láminas, siguiendo los diseños proporcionados. - Asegurar que la aplicación del vinil sea uniforme y sin burbujas. Mantenimiento de Herramientas y Equipos: - Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las herramientas y equipos utilizados en el departamento. - Mantener el área de trabajo ordenada y segura, asegurando el buen estado de las herramientas y materiales. Gestión de Inventarios: - Controlar y gestionar el inventario de materiales y herramientas necesarios para las operaciones diarias. - Solicitar la reposición de materiales y herramientas cuando sea necesario. - Cumplimiento de Normas de Seguridad: - Implementar y seguir las normas de seguridad laboral para prevenir accidentes y garantizar un ambiente de trabajo seguro. - Capacitar al personal en prácticas de seguridad y uso adecuado de los equipos. Documentación y Reportes: - Mantener registros precisos de los trabajos realizados, incluyendo detalles de los materiales utilizados y las estructuras fabricadas o restauradas. - Elaborar reportes periódicos sobre el rendimiento y la productividad del departamento. Apoyo en Instalaciones: - Colaborar con el departamento de instalación en proyectos que requieran asistencia en estructuras metálicas o tendido de lonas. - Proporcionar apoyo técnico y práctico para asegurar la calidad y eficiencia de las instalaciones. - Espero que este desglose sea útil. Si necesitas añadir algo más o realizar algún ajuste, ¡déjame saber! DEPARTAMENTO DE MARKETING El departamento de marketing de American Graf es el área encargada de desarrollar e implementar estrategias para promover los productos o servicios de la organización, fortalecer su presencia en el mercado y generar valor para los clientes. Objetivo: Identificar oportunidades de negocio, atraer y retener clientes, y contribuir al crecimiento sostenible de la empresa mediante acciones de comunicación, publicidad, análisis de mercado y gestión de marca. Responsabilidades: - Desarrollar estrategias de marketing alineadas con los objetivos comerciales. - Gestionar la presencia digital en redes sociales y otros canales de comunicación. - Coordinar campañas publicitarias. - Analizar métricas de rendimiento y generar informes de impacto. - Garantizar una comunicación coherente de la identidad visual y de marca. Funciones de los Roles Específicos: - Social Media Manager: Define objetivos, crea un calendario de publicaciones, supervisa el equipo y planifica tácticas de marketing. - Community Manager: Desarrolla estrategias, produce contenido y les hace seguimiento a los resultados. - Diseñador Gráfico: Realiza todos los diseños digitales. - Videógrafo: Graba y edita contenidos audiovisuales. - Social Media ADS: Configura campañas publicitarias basadas en los objetivos comerciales. Análisis de Resultados: - Realizar informes mensuales destacando objetivos, oportunidades de mejora y recomendaciones. - Desglosar acciones realizadas, incluyendo contenido creado, campañas publicitarias y gestión de la comunidad. - Analizar métricas como alcance, crecimiento de seguidores, engagement y resultados de campañas publicitarias. - Comparar los resultados con períodos anteriores para evaluar el progreso y áreas de mejora. - Identificar desafíos y oportunidades para mejorar. - Proponer recomendaciones y un plan de acción para el próximo período. DEPARTAMENTO DE LIMPIEZA Propósito: Mantener un ambiente limpio, seguro y ordenado en todas las áreas de la empresa, asegurando así un entorno de trabajo agradable y productivo para todos los colaboradores. Funciones Principales: 1. Limpieza General: 1. Limpiar y desinfectar las áreas comunes, oficinas, espacio de trabajo, baños, taller y zonas de descanso. 1. Aspirar, barrer y trapear los pisos de todas las áreas de la empresa. 1. Limpiar las ventanas, puertas y superficies de vidrio. 1. Mantenimiento de Materiales y Equipos: 1. Supervisar el estado de los materiales y equipos de limpieza, asegurando que estén en buen estado y funcionando correctamente. 1. Reponer suministros de limpieza como detergentes, desinfectantes, papel higiénico, toallas de papel y otros artículos necesarios y hacer un inventario constante de estos materiales 1. Gestión de Residuos: 1. Recoger y separar los desechos según disposición de basura. 1. Vaciar los basureros en todas las áreas de la empresa. 1. Limpieza de Departamentos Específicos: 1. Realizar una limpieza detallada en los departamentos específicos según las necesidades y requerimientos de cada área (por ejemplo, departamento de diseño, área de producción, etc.). 1. Asegurar que los espacios de trabajo estén limpios y organizados para facilitar la productividad del equipo. Acciones Diarias: 1. Inicio de la Jornada: 1. Realizar una inspección rápida de todas las áreas para identificar cualquier limpieza urgente. 1. Reponer los suministros de limpieza en los baños y áreas comunes. 1. Limpieza Matutina: 1. Limpiar y desinfectar las áreas comunes, incluyendo baños, oficinas, taller y zonas de descanso. 1. Aspirar, barrer y trapear los pisos de las oficinas y áreas de trabajo. 1. Mantenimiento durante el Día: 1. Monitorear y mantener la limpieza de las áreas comunes a lo largo del día. 1. Vaciar las papeleras según sea necesario. 1. Limpieza Vespertina: 1. Realizar una limpieza final de las áreas comunes y oficinas, incluyendo la desinfección de superficies de alto contacto (pomos de puertas, interruptores de luz, etc.). 1. Asegurarse de que todos los equipos y materiales de limpieza estén guardados y en buen estado. 1. Tareas Semanales: 1. Limpiar las ventanas y puertas de vidrio. 1. Realizar una limpieza más profunda en áreas específicas según las necesidades de la empresa. MANUAL DE CALIDAD CONTRATACION Y SELECCIÓN DE COLABORADOR PROPOSITO: En American Graf, C.A., el personal es denominado "Colaborador", ya que presta su talento y servicios en favor del crecimiento y éxito de la empresa. Esta política tiene como objetivo establecer las normas para la selección y contratación de colaboradores, asegurando que sus perfiles cumplan con los requerimientos de la Compañía y contribuyan a su desarrollo futuro. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Todo proceso de selección de colaborador se iniciará con la elaboración del correspondiente “Requerimiento de colaborador”, el cual será aprobado solo por los directivos de la empresa. - El requerimiento de colaborador se realizará cuando los directivos consideren que se necesita un servicio o un reemplazo de servicio en alguno de los departamentos. - Para realizar el requerimiento de colaborador se debe emitir un comunicado con la información precisa por medio de las redes sociales de American Graf, C.A. para que esta información sea difundida a todo aquel usuario interesado. - Una vez que los usuarios interesados se comuniquen con American Graf, C.A. por los medios de contacto, deberán adjuntar síntesis curricular con experiencia comprobable, y portafolio en caso de ser diseñador, posteriormente serán atendidos directamente por Administración el cual seleccionará aquellos usuarios con los que dará inicio al proceso de entrevista. - En la entrevista para la selección de colaboradores, administración deberá evaluar que el posible integrante posee los siguientes criterios: - Valores como: Responsabilidad, Puntualidad, Honestidad, Respeto y amabilidad. - Buena presentación tanto de vestimenta como de expresión y comunicación. - Una vez seleccionado el/los colaboradores, se debe indicar o informar inmediatamente las políticas y funcionamiento de la empresa. - El colaborador tendrá un máximo de 30 días de prueba en cual demostrara su desempeño y a su vez los gerentes evaluaran si están en la condición o el nivel que la empresa exige, de no ser así, se desiste totalmente de su solicitud. - Los directivos y/o el departamento gerencial tendrá la libre decisión de desistir o reemplazar un colaborador si no se está cómodo o satisfecho con los servicios que este presta. - Si el departamento gerencial ha tomado la decisión de desistir del servicio de un colaborador se le cancelara su trabajo realizado durante el tiempo que laboro. PROPOSITO: El departamento de gerencia tiene la responsabilidad de crear estrategias y actividades educativas que incrementen la capacitación de los colaboradores e integrantes en sus respectivas áreas, con el fin de mejorar continuamente la calidad de la organización. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Al comenzar por primera vez como colaborador en American Graf, C.A. se bridará una inducción precisa del manejo de las áreas y la organización. - Todos los colaboradores deberán conocer las políticas generales, además de estar consciente de su posición, funciones y responsabilidades. - Para toda actualización de la empresa ya sea sistemática, tecnológica o de carácter organizacional, se deberá practicar capacitaciones a sus miembros. - Las necesidades de entrenamiento y capacitación pueden ser identificadas por el colaborador, gerente o directivos. - El colaborador debe comprometerse a recibir las actividades de capacitación. - El colaborador debe asistir mínimo un 80% del entrenamiento o capacitación. ASCENSO DE CARGOS EXPOSICION DE LA POLITICA: Ascenso para gerencia: - Lo profesionales deben tener de 3 a 5 años mínimos de experiencia dentro de la empresa. - Deben ser personal de total confianza. responsables y con valores excepcionales. - Deben tener conocimientos y dominar todas las áreas de la empresa por lo tanto deben ser completamente destacados con su trabajo. Ascenso a jefes de departamentos. El tiempo prudente para este ascenso es a partir de un año de trabajo destacando su desempeño y capacidades: Jefe administrativo: Deben conocer el manejo total del sistema administrativo y conocer acerca de manejo de finanzas, contabilidad y departamento legales. Jefe de diseño: El diseñador debe tener conocimiento total acerca de los distintos formatos que se manejan, además saber dirigir el departamento y proporcionar las informaciones necesarias para su gestión. Jefe en operaciones: Dirige los departamentos de corte, instalación, herrería y mantenimiento. Para este puesto se deberá contar con conocimientos. de instalación, medidas, herrería, carpintería, ventas y además contar con conocimientos básicos de corelDraw. Los ascensos serán aprobados por los directivos y los mismos decidirán el momento de realizarlos. Para esto deberán firmar nuevamente el contrato de las políticas con el nuevo puesto que ocupan. Propósito: Un colaborador de American Graf, C.A. no solo presta un servicio a la empresa, sino que también está en el deber de aportar soluciones ante cualquier problema que se presente. Un CSW (Trabajo Completo del Personal) es una herramienta administrativa útil para aportar soluciones objetivas en cualquier departamento. Exposición de la Política: - Formas de elaborar un CSW: - WhatsApp: Crear un CSW mediante un mensaje de WhatsApp y enviarlo a reporte. Este método se usa cuando se necesita una solución rápida, siempre y cuando no afecte las políticas empresariales. - Revisión y Aprobación: El departamento de gerencia analizará el CSW y dará su respuesta, aprobando o desaprobando la posible solución presentada. - Presentación Basada en Hechos: No se debe presentar un CSW basado en suposiciones o datos incompletos. Debe elaborarse con hechos y datos precisos. RELACIONES PÚBLICAS PROPOSITO: Mejorar la imagen corporativa ante nuestros clientes y la ciudadanía en general, así como la influencia de comunicación mediante las redes sociales. EXPOSICION DE LA POLITICA: Los directivos deberán establecer y mantener líneas de comunicación mutuas, entendimiento, aceptación y cooperación entre la organización y su público. Los distintos departamentos podrán hacer propuestas a los directivos para implementar programas que ayuden al alcance de metas y objetivos. Gestionar redes sociales con enfoque a la expansión del público. Community Manager es responsable de manejar las redes sociales de una empresa. Sus tareas principales incluyen: - Crear y publicar contenido atractivo. - Interactuar con la audiencia respondiendo comentarios y mensajes. - Monitorear el crecimiento de seguidores y la interacción. - Analizar resultados y ajustar estrategias para mejorar el rendimiento. En resumen, el Community Manager ayuda a construir y mantener una comunidad en línea alrededor de la marca. Exposición de la Política: - Crear contenido digital y publicar diario en las cuentas de Instagram, WhatsApp (historias), Facebook, TikTok y Mercado Libre. - Contar con la ayuda de diseñadores, gerentes de la empresa y demás colaboradores para la creación de dicho contenido. - Crear contenido enfocado en ganar la confianza de los clientes y aumentar las ventas. - Realizar tareas diarias en las redes referentes al cargo y ajustadas a la realidad de la marca o empresa en RRSS. DERECHOS Y BENEFICIOS DE LOS INTEGRANTES PROPOSITO: Es considerable para la empresa, hacer sentir cómodos a sus colaboradores en su estadía, en virtud de proporcionar un ambiente laboral sano y agradable, en otras palabras, establecer una serie de costumbres específicas que benefician al colaborador con el fin de aumentar su productividad y desempeño. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Los beneficios otorgados a los colaboradores serán irrevocables. - Los colaboradores podrán contar con un precio especial (descuento, precio de revendedor u obsequios) en cuanto a algún pedido que deseen realizar en la empresa. - Días libres: - En caso de la muerte de algún familiar cercano la empresa le otorgara (3) días libres al colaborador. - En caso de nacimiento (hijos) la empresa otorgara días libres al colaborador según sea su caso. - En caso de trámites importantes la empresa otorgara un día libre al colaborador. - En caso de que el colaborador se encuentre indispuesto la empresa podrá otorgar días libres según sea el caso, siempre y cuando entregue un justificante médico o un CSW explicando el motivo de su faltante. PROPOSITO: Establecer las normativas internas diarias dentro de la empresa en función a una jornada satisfactoria. EXPOSICION DE LA POLITCA: - El horario de American Graf, C.A. comprende desde el lunes hasta el día viernes, en hora de 8:00am a 4:30pm y día sábado de 8:30am a 1:00pm. - Los integrantes deben ser puntual a la hora de entrada. - La limpieza, el orden y la organización de los materiales designados a cada área de trabajo estarán bajo la responsabilidad de cada departamento, en busca de mantener un espacio de trabajo con las medidas sanitarias adecuadas. - Fomentar la comunicación efectiva para un buen trabajo en equipo. - Establecer y mantener una atención cordial con el cliente. - Los colaboradores de la empresa deberán hacer uso correcto del uniforme. - Se deben activar los radios y chequear las cámaras de seguridad a primera hora laboral. - Activar las redes sociales (historias en Instagram y whatsapp) y subir contenido diariamente en las primeras horas laborales (Community manager de la empresa). - Enviar agenda diaria al grupo de whatsapp (Grupo General) de los proyectos pautados para ese día (Diseño, corte, Instalación, impresión, toma de medidas o visita a los clientes entre otros) - Trazar los objetivos diarios para logra una mejora en la producción. EXPOSICION DE LA POLITICA: En WhatsApp se encontrarán 4 grupos: Administración: está conformado por los gerentes, el departamento de administración y ventas. Impresiones American Graf: está conformado por el departamento de administración, ventas, gerencia y colaboradores (encargados de realizar el proyecto en su totalidad) American grupo: está conformado por todos los integrantes de la empresa GERENCIA: Está conformado por los gerentes y los jefes de cada departamento. Se encontrará mensajes prescritos llamados “respuestas rápidas” las cuales serán útiles para responder rápidamente. Las respuestas rápidas serán creadas por el departamento de gerencia, seguidamente, ventas se encargará de anexar en el celular de atención al cliente. Se debe hacer el mayor uso posible de estas respuestas a lo largo de la conversación con el cliente, ya que, las respuestas rápidas además de ahorrar tiempo servirán como herramienta para cumplir con el protocolo de la venta. SERVICIO DE VALLAS PUBLICITARIAS PROPOSITO: Actualmente la empresa cuenta con un número de 22 vallas en total. Es un servicio que consiste en realizar publicidad al exterior cuya actividad se rige bajo ciertas normas, con el fin de conllevar un orden según el criterio gerencial. EXPOSICION DE LA POLITICA: Las vallas publicitarias no son un producto para la venta, sino más bien, un servicio que se alquila a todo tipo de empresa, negocio o establecimiento que declare impuesto. Cuando el cliente solicita un servicio de la valla se le emitirá una cotización detallada que comprende el costo del primer mes e impresión de lona. El precio solo varía dependiendo si la valla es una cara o doble cara. Para Formalizar el pago se deberá estipular un contrato entre la empresa y el cliente el cual caducará y se podrá renovar anual o semestralmente. El contrato contiene: Nombre de la empresa y nombre del responsable de la valla. Descripción de la valla: dirección de ubicación, medidas y de cuantas caras comprende (1 o 2). Fecha en que inicia el servicio y fecha en que culmina. Total, a pagar mensual según la cotización. Normativas o Especificaciones del contrato en cuanto a declaración de impuestos. Se refleja en el sistema el año para cada alquiler cuyo pago mensual queda registrado en una cuenta denominada “valla”. POLITICA DE COMPRA PROPOSTO: Hacer referencia de cualquier proceso de adquisición de material para la venta o mobiliario para el uso de la compañía. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Solo el departamento de gerencia se encarga de seleccionar los proveedores que consideren convenientes, ya sea en calidad y precios, para hacer la compra de materiales para la producción como banner, vinil, acrílico entre otros, materiales de ferretería, carpintería, o cualquier otro tipo de material que se necesite, además de equipos o herramientas que requiera la empresa. - Es fundamental percatarse que los productos o mercancía a comprar estén en buen estado. - Los pedidos de compran deben ser solicitados por gerencia y puedan ser retirados por el departamento de instalación o el colaborador que este encargado de la logística. - Para toda compra se debe solicitar factura legal y en algunos casos recibo, esto será necesario para emitir retenciones. Las facturas pueden ser recibidas a través del correo, WhatsApp, o retirada por el encargado al momento de hacer la comprar. - El retiro del pedido se puede realizar de las siguientes maneras - A través de WhatsApp: Una vez que gerencia determine el proveedor y los materiales o productos que requiera comprar se encarga de solicitar el pedido junto con la cotización del mismo al proveedor, luego realiza la cancelación mediante un pago móvil o transferencia, finalmente encomendara al colaborador para que haga el retiro de la compra. - Caso de Crédito: En caso de que la empresa tenga créditos con algún proveedor la gerencia se encargara de hacer el pedido y solicitar la factura. Luego se gestionará el retiro de la compra. Se debe enviar la foto de la factura al chat de WhatsApp que se establezca con el proveedor, esto con la finalidad de llevar un orden y conocimiento de las cuentas por pagar con los proveedores. PROPOSITO: Definir cuáles son los gastos y consumos necesarios de la empresa. EXPOSICION DE LA POLITICA - Caja principal es el fondo que se encarga de cubrir todos los tipos de gastos de la empresa. Gatos y servicios: - Mensual: luz, internet, publicidad radial, limpieza, vigilancia, contador, SEMAT, SENIAT y LP. - Corto o largo plazo: gasolina para el vehículo de traslado y material de oficina. - Los gastos deberán ser aprobados por el departamento de gerencia y departamento de administración. |PUESTO|<p>CONCEPTO DE</p><p>DESEMPEÑO</p>|TIPO DE PAGO|<p>FORMA DE</p><p>PAGO</p>| | - | - | - | - | |Gerencia|Gestión Gerencial|Valor fijo|<p>Quincenal, en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Administración|Gestiones administrativas|Valor fijo|<p>Quincenal, en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Ventas|<p></p><p>Logística y ventas</p>|Promedio de la totalidad de la nomina|<p>Quincenal en moneda Americana</p><p>o Nacional a tasa promedio del día.</p>| |Diseñador|<p>Diseño, diseño simple, complejo, refrescamiento y</p><p>digitalización</p>|<p>Valor total de la suma de cada diseño, estipulado</p><p>en comanda.</p>|Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa promedio del día.| |Impresión|Impresiones de Banner, vinil, clear y esmerilado.|Valor de cada metro impreso, estipulado en la planilla de control.|Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa promedio del día.| | - | - | - | - | |Corte|Por corte de producción|<p>Valor del 10% de cada proyecto, estipulado en</p><p>comanda.</p>|Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa promedio del día.| |Instalador|Por metro instalado|Valor del 100% por metro la estipulado en comanda.|<p>Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Ayudante de Instalador|Por ayuda requerida por el instalador|Valor de 25% por metro instalado.|<p>Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Community Manager|Gestiones con redes sociales y diseño|Valor fijo|<p>Quincenal en moneda Americana</p><p>o Nacional a tasa promedio del día.</p>| |Mantenimiento y vigilancia|Mantenimiento en las áreas de: electricidad, pinturas entre otros.|Valor fijo|<p>Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Limpieza|Limpiar las áreas del establecimiento|Valor fijo|<p>Quincenal en moneda Americana o Nacional a tasa</p><p>promedio del día.</p>| |Contabilidad|<p>Declaración de IVA, ISRL, IGTF,</p><p>entre otros impuestos y trámites contables.</p>|Honorarios profesionales.|Mensual en moneda Americana o Nacional a tasa BCV del día.| |<p>LP</p><p>Responsabilidad empresarial</p>|Trámites Administrativos|<p>Porcentaje dependiendo de las unidades</p><p>tributarias.</p>|Mensual en moneda Americana o Nacional a tasa BCV del día.| FINANZAS PROPOSITO: Establecer los lineamientos y parámetros que deberán seguir para realizar las inversiones financieras de la empresa. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Los ingresos se presupuestarán de manera conservadora y los incrementos estarán debidamente justificados. - Administración es el área responsable por la preparación, análisis y presentación de los Estados Financieros mensuales y anuales, así como los indicadores de gestión. - El contador tiene bajo su responsabilidad la presentación oportuna de todas las declaraciones de impuestos a los que American Graf, C.A. está legalmente obligado a declarar. - El directivo deberá elaborar y mantener actualizados los procedimientos contables, impositivos y de cualquier naturaleza que aseguren la adecuada fluidez de los procesos contables y presentación de los estados financieros mensuales y anuales. - Cuentas que maneja la empresa: - Banco Personal: (Banco de Venezuela) Se deposita el saldo de las ventas diarias realizadas por medio de recibos. - Banco de la empresa: (Banco de Venezuela y banco nacional de créditos) Se deposita el saldo de las ventas realizadas por facturas fiscal. - Caja principal: Maneja el efectivo para los gastos empresariales. (Administración). - TDBANK: Maneja las transacciones realizadas mediante Zelle. - Valla: Se deposita todo el saldo que genera el servicio de las vallas, los cuales serán depositados en la cuenta personal del gerente en el banco nacional de crédito. - Caja de ahorro: Se deposita el 10% de la utilidad mensual para la compra de nuevos equipos de tecnología. RETENCIONES PROPOSITO: Conocer y establecer las pautas a seguir para cumplir con esta obligación. EXPOSCION DE LA POLITICA: - Presentar los montos de las retenciones efectuadas durante el ejercicio. - Pasos para emitir retención en el sistema administrativo: - Hacer pedido de factura original de las compras que realice la empresa. - Registrar la compra en sistema por medio del comando “compra de mercancía” - El proveedor se debe registrar en el sistema con datos, nombre, Rif y teléfono posteriormente el sistema cuenta con la función de generar retención (certificación de IVA) - Todo cliente que sea contribuyente especial deberá emitir retención y una vez entregada la factura por su compra, posteriormente deberá enviar dicha retención mediante el correo (este proceso no debe pasar de un (01) día). PROPOSITO: Establecer los requisitos bajo los cuales, cada uno de los miembros de American Graf, C.A. deben tratar la información originada en el ámbito de la organización, protegiendo dicha información, así como evitando su divulgación no autorizada a terceros que pudiera poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la compañía. DATOS QUE SE CONSIDERAN INFORMACION CONFIDENCIAL: La información interna declarada explícitamente como confidencial y entregada a American Graf bajo acuerdo de confidencialidad, así como información relacionada con clientes. Posibles datos que la empresa pueda contener acerca de los colaboradores, proveedores y demás terceras personas relacionadas con American Graf. Documentación y datos relacionados con las actividades de las distintas áreas de American Graf que no haya sido difundida públicamente por la misma. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Firma de contratos de confidencialidad: - Integrantes de la empresa: Deberán conocer las políticas al momento de ingresar por primera vez y posteriormente firmar un contrato de confidencialidad donde se comprometen a seguir los lineamientos y mantener privacidad con los datos que se exigen, siendo parte de la empresa y una vez no siendo miembro de la misma. - Otras organizaciones: Si la empresa desea alinearse con alguna otra empresa para un proyecto, esta deberá firmar un contrato de confidencialidad en caso de que el proyecto requiera del uso de datos privados. - Los integrantes estarán restringidos a divulgar información acerca de los clientes, proveedores y datos de redes. - Los integrantes deberán comprometerse a no usar el uniforme públicamente cuando ya no sean miembros de la empresa. - Los dueños de la información serán los responsables de verificar que existan procedimientos y procesos de Seguridad para asegurar el manejo y la integridad de la información que reside en medios magnéticos o en documentos. - El uso de los recursos de la Compañía debe ser destinados exclusivamente para fines empresariales. - Toda información crítica que viaje a través de un ambiente público, debe ser previamente encriptado. - Los colaboradores no deben permitir que los clientes o personas ajenas a la empresa permanezcan en el área de taller ni en ninguna otra área que no sea la de recepción. PROPOSITO: Establecer clausuras que permitan el cuidado y respaldo de los bienes, información y activos que pertenecen a la empresa. EXPOSICION DE LA POLITICA: - Las unidades y áreas operativas de la empresa deberán guardar relación o respaldo en el servidor de los procesos que realizan, por tales motivos: - Resguardar el trabajo ante cualquier situación desfavorable. - Rendir cuentas a los directivos en caso de que estos los soliciten. - Que la información archivada permita hacer el trabajo más sencillo. - Crear copias de seguridad para información valiosa. - Los equipos inteligentes y vehículos de la empresa deberán estar monitoreados por GPS - Los colaboradores de todas las áreas están en el deber del cuidado de los equipos y herramientas de trabajo, en caso del daño de alguno de estos equipos en sus manos, por causa de negligencia, estarán en la obligación de reemplazarlo, o en su defecto la empresa podrá descontarlo de su pago quincenal. - El colaborador está comprometido a realizar satisfactoriamente su trabajo, por ende, el daño de algún pedido en proceso será descontado al departamento responsable del error. PROPOSITO: Establecer normas enfocadas a la protección de los integrantes, a través de la prevención de accidentes que pongan en riesgo su seguridad. EXPOSICON DE LA POLITICA: - Todos los departamentos deberán contar con el equipo necesario para realizar sus labores y de esta manera prevenir algún tipo de accidente, riesgos o enfermedades. - Los trabajos fuera de la oficina que puedan atentar contra la seguridad de los colaboradores, será de carácter obligatorio el uso de equipo de seguridad como: guantes, lentes, arnés, casco, botas y algún otro equipo que se considere necesario. - La empresa deberá contar con el botiquín de primeros auxilios con todo el kit de emergencias, así como también el extintor para incendios. - En dado caso que ocurra un accidente laboral, la empresa estará en la obligación de asumir la responsabilidad. Casos en que la empresa debe asumir la responsabilidad: - Un accidente de traslado en el vehículo que pertenece a la empresa. - Un accidente ocasionado dentro de las instalaciones de la empresa. - Un accidente al ejecutar una instalación, aun cuando el colaborador hace uso correcto de sus equipos de trabajo. (si el colaborador no emplea los equipos de trabajo adecuadamente, la empresa no está en la obligación de asumir responsabilidad en caso de un accidente). - De ser posible la existencia de una buena gestión, debe aplicarse las pautas descritas en el presente documento, con el fin de regular todas y cada una de las funciones existentes en las distintas áreas, dado a que, fomentara una correcta gestión y evolución de la organización y al mismo tiempo proporcionara la información necesaria acerca del manejo de la empresa, por otro lado, los directivos de American Graf, C.A. tienen como deber mantener informados a sus integrantes, acerca de las políticas y procedimientos en vigencia. C.I.: 15.227.880 C.I.: 14.970.242 Presidente Director Director Principal CONTRATO DE ACEPTACION DE TERMINOS DEL MANUAL DE POLITICAS EMPRESARIAL AMERICAN GRAF, C.A. Yo portador de la cedula de identidad en el lugar de día mes año prestando un servicio de afirmo mediante el presente escrito que acepto y conozco los términos y condiciones que describe el manual de empresarial de American Graf, C.A. Así mismo, me comprometo a cumplir en su totalidad, con las normas estipuladas en el mism
Documento publico
Politicas Empresariales
American Graf, C.A. - Version publicada para consulta general.